Stoppez la quête des données ! Intégrez vos courtiers en ligne variables et préparez-les à vendre sans devoir répéter la saisie des données.

Cet article fait partie d’une série sponsorisée par AgentSync.

La gestion de la conformité tout au long du processus d’autorisation des fabricants est complexe, surtout lorsqu’elle est effectuée manuellement et encore plus lorsqu’elle implique de traiter avec des intermédiaires aux lignes variables. En raison de l’aspect titres des lignes variables, la gestion de la conformité des vendeurs de ces produits implique une niveau de supervision supplémentaire en plus du cadre réglementaire étatique déjà complexe dans lequel le secteur de l’assurance évolue.

Tout comme les fabricants classiques, lorsqu’il s’agit d’embaucher de nouveaux courtiers en lignes variables, la conformité est une priorité absolue pour toute organisation cherchant à éviter les erreurs réglementaires et les pénalités associées. Mais comme ces courtiers doivent répondre à des exigences supplémentaires avec Autorité de régulation du secteur financier (FINRA), le processus d’intégration implique quelques étapes supplémentaires. Qu’il soit effectué manuellement ou à l’aide d’une solution automatisée, le processus d’intégration des courtiers en lignes variables ressemble à ceci :

• Étape 1: Rassemblez des informations générales, y compris la preuve que le courtier maintient une politique E&O, des informations sur la vérification des antécédents et un W-9.
• Étape 2: Faites signer et enregistrer les contrats de travail et les approbations entre les courtiers et les entités avec lesquelles ils travaillent.
• Étape 3: Vérifiez les licences d’assurance de l’État dans chaque secteur d’activité et indiquez que le courtier vendra l’entreprise.
• Étape 4: Vérifiez le numéro de dépôt d’enregistrement central du courtier et assurez-vous qu’il est enregistré auprès de la FINRA, qu’il a réussi un examen de série 6 ou de série 7 et qu’il a établi une relation avec une société de courtage.
• Étape 5: planifier les rendez-vous conformément à la réglementation spécifique de chaque état.
• Étape 6: Vérifiez la formation en rente pour les États qui l’exigent.

Pour obtenir les données de licence et les informations sur les titres nécessaires à l’intégration, les courtiers à lignes variables sont souvent soumis à des niveaux presque tortueux de saisie répétée de données. Non seulement la pratique consistant à remplir les mêmes informations encore et encore est insensée et prend du temps pour les nouvelles recrues, mais elle ne donne pas non plus une bonne première impression de votre opérateur ou de votre MGA.

3 pièges de la conformité manuelle

Il est important de se rappeler que la gestion de la conformité des courtiers ne s’arrête pas après l’intégration. Les contrôles de conformité doivent être présents partout tout le cycle de vie du courtier en lignes variables de l’embauche au licenciement et à chaque étape du processus. En raison de sa nature continue, la gestion manuelle de la conformité peut s’avérer particulièrement frustrante. Nous en avons discuté les inconvénients de la gestion manuelle de la conformité SUR quelques occasions distinctesmais si vous êtes nouveau sur notre blog, voici un rappel sur certains des principaux problèmes.

1. Manque de visibilité des données

Comme nous l’avons déjà établi, l’intégration de nouveaux courtiers avec des lignes variables nécessite la collecte de données provenant de nombreuses sources. De la vérification des antécédents aux politiques E&O en passant par la vérification des licences d’assurance de l’État et l’enregistrement à la FINRA, s’assurer manuellement que les informations que vous recevez sont exactes et à jour peut être un véritable défi.

Bien sûr, vous pouvez toujours demander au courtier de lister tous les États dans lesquels il est agréé, mais la réalité est que parfois, il ne sait même pas ce qui est à jour en ce qui concerne sa licence.

2. Mauvaise utilisation du temps et des talents

Un manque de visibilité des données sur le processus d’intégration signifie qu’un membre de votre équipe passera beaucoup de temps sous une montagne de paperasse juste pour valider les licences existantes ou obtenir des rendez-vous pour un nouveau partenaire de distribution. Alors que certaines organisations s’appuient sur des équipes de conformité pour gérer cette situation, d’autres recherchent des informations directement de la bouche de leurs nouvelles recrues.

Il est prudent de dire que les courtiers en rentes variables ont assez de pain sur la planche sans avoir à essayer de retrouver les informations les plus précises et les plus à jour. Non seulement c’est frustrant et prend du temps, mais c’est aussi une assez mauvaise utilisation des talents de vos nouvelles recrues. Ces personnes devraient se concentrer sur l’établissement de relations et la vente de produits, et non sur une course-poursuite sauvage juste pour l’intégration.

3. Plus grande possibilité d’erreur humaine

Lorsque la recherche d’informations précises et à jour sur les courtiers implique de parcourir plusieurs feuilles de calcul, fichiers papier, bases de données en ligne et bien plus encore, le risque d’erreur humaine augmente considérablement. Surtout lorsque les données sont transférées manuellement d’une source à une autre.

Il est essentiel que les courtiers en lignes variables tiennent des registres précis en raison du niveau de surveillance supplémentaire impliqué dans la vente de produits d’assurance-vie et de rentes variables. Mais la réalité est que plus des mains humaines touchent vos données, plus les informations risquent d’être négligées ou saisies de manière incorrecte.

Augmentez la visibilité des données avec une source unique de vérité

Si vous rencontrez des difficultés pour trouver des informations précises et à jour pendant le processus d’intégration, ne comptez pas sur les nouvelles recrues pour faire le gros du travail. Envisagez plutôt une solution moderne capable de fournir des informations en temps réel sur les courtiers à partir d’une source unique de vérité, en un seul clic.

Grâce à des communications automatisées à double licence, vous pouvez éliminer les silos de données pour votre équipe interne et garantir que vos courtiers ont accès dès la première fois à des informations précises et en temps réel.

Une solution automatisée de gestion de la conformité peut non seulement valider vos données pour garantir leur exactitude, mais élimine également la saisie répétée des données lors de l’intégration en permettant aux courtiers de soumettre toute la documentation nécessaire dans un portail central en libre-service et facilement accessible. Vos courtiers en lignes variables seront beaucoup plus heureux s’ils peuvent passer moins de temps à collecter des données et plus de temps à faire ce qu’ils font le mieux.

De plus, avec moins de touches figuratives et littérales lors de l’intégration, vous pouvez être tranquille. vous n’augmentez pas le risque d’erreur humaine ou d’oubli. Parlez de rendre l’ensemble du processus beaucoup plus fluide et plus efficace pour toutes les personnes impliquées !

Prioriser les données exploitables tout au long du cycle de vie du courtier

L’augmentation de la visibilité des données sur le processus d’intégration de votre courtier en lignes variables n’est qu’un des avantages d’investir dans une solution automatisée de gestion de la conformité pour votre opérateur ou MGA/MGU. Pour garantir que vous êtes protégé contre les risques, le maintien d’une conformité continue doit être une priorité tout au long du cycle de vie du courtier, de l’intégration à la cessation d’emploi.

Avoir une visibilité complète sur les données de votre courtier est important lorsque vous travaillez à vérifier les licences, à suivre les exigences de formation continue et à renouveler les rendez-vous des agents. AgentSync Manage offre une vue consolidée de l’éligibilité des courtiers qui unifie les données de la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) et du National Insurance Producer Registry (NIPR) dans un seul profil.

Si vous êtes prêt à accroître la visibilité de vos données et à réduire les risques de non-conformité grâce à un support de conformité efficace, efficient et continu à chaque étape du cycle de vie du courtier, Réservez une démo et découvrez comment AgentSync peut vous aider.

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