Senapus Vaillancourt
Les outils d’entreprise sont des outils puissants que les entreprises ajoutent à leur arsenal pour gérer plus efficacement leurs opérations commerciales à grande échelle. Cependant, les outils d’entreprise sont quelque peu compliqués, leur adoption est donc souvent difficile. Par conséquent, dans cet article, nous aborderons certaines des erreurs les plus courantes lors de la mise en œuvre, afin que vous puissiez mieux vous préparer.
Planification et préparation insuffisantes
Un outil d’entreprise impliquera une myriade d’équipes et de départements internes pour travailler de manière transparente dans le flux de travail actuel. C’est différent lorsque vous installez une nouvelle application sur votre téléphone et commencez à l’utiliser. C’est pourquoi vous devez planifier et préparer tout le monde à l’intégration de l’outil dans votre flux de travail.
L’une des erreurs les plus courantes lors de l’intégration d’outils d’entreprise est que les entreprises se précipitent dans la mise en œuvre sans analyser minutieusement les besoins et les exigences de l’organisation.
Sans une planification adéquate, les personnes chargées d’adapter les nouveaux outils à leurs équipes pourraient se retrouver dépassées par le battage médiatique. Ce n’est pas parce qu’un appareil a incroyablement bien fonctionné avec une entreprise que cela signifie nécessairement la même chose pour vous.
Vous devrez peut-être consacrer du temps et de l’argent à un outil qui ne correspond pas aux objectifs ou au flux de travail de votre entreprise, ce qui entraînera une perte de temps, de ressources et d’argent.
Un autre écueil est une préparation inadéquate à la gestion du changement.
L’introduction de nouveaux outils commerciaux nécessite souvent des flux de travail, des processus et des ajustements des rôles des employés. Communiquer efficacement ces changements ou proposer une formation adéquate peut entraîner une résistance des employés, une diminution de la productivité et un manque d’adoption.
En planifiant d’abord, vous pouvez facilement éviter ou, à tout le moins, avoir des solutions dans ce domaine si vous rencontrez ces erreurs d’adoption courantes.
Formation et soutien insuffisants
Le manque de formation pourrait être l’une des raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait hésiter à adopter de nouveaux logiciels ou refuser de les modifier au profit d’anciennes méthodes, même si elles sont moins efficaces.
Oui, même s’il s’agit simplement d’utiliser un nouveau logiciel que toute personne moderne connaît, la formation à celui-ci peut être d’une grande aide. Assurez-vous également qu’ils ont quelqu’un à qui poser leurs questions concernant le logiciel à tout moment.
Un autre aspect est la prise en charge du logiciel en général, idéalement par le développeur de l’outil d’entreprise.
Si vous n’avez pas dédié assistance logicielle pour votre outil professionnel, cela peut nuire non seulement à votre travail, mais également à l’expérience des utilisateurs finaux et des clients de votre entreprise.
Le support logiciel ne doit pas seulement être présent lors de l’intégration et de la mise en œuvre de l’outil dans votre système. Il serait utile que vous bénéficiiez également d’un soutien continu. Ce support continu garantit que tous les problèmes techniques ou difficultés des utilisateurs sont résolus rapidement, minimisant ainsi les temps d’arrêt et maximisant l’efficacité.
Le support dédié aux logiciels d’entreprise permet également d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants. Ils peuvent surveiller de manière proactive les performances du système, identifier les domaines à améliorer et fournir des mises à jour ou des correctifs en temps opportun si nécessaire.
Manque de budget adéquat
Puisqu’un outil d’entreprise est un outil à grande échelle qui sert un nombre tout aussi important d’équipes, de groupes, d’objectifs, etc., vous devez savoir qu’il existe différentes attentes quant à son adoption réussie.
Lors de la mise en œuvre de nouveaux outils commerciaux, il est essentiel de considérer les ressources financières nécessaires à une transition en douceur. Une allocation budgétaire accrue peut avoir plusieurs impacts positifs sur le succès de la mise en œuvre.
Premièrement, des fonds insuffisants peuvent compromettre la qualité et la fonctionnalité de l’outil choisi. Faire des économies pour s’adapter à des ressources limitées peut conduire à sélectionner des options de qualité inférieure qui peuvent ne pas répondre pleinement aux besoins de l’entreprise.
De plus, vous devrez peut-être allouer un budget plus important pour assurer une formation adéquate et un soutien aux employés pendant la phase de mise en œuvre. Grâce à une formation formelle, les employés pourront peut-être s’adapter au nouvel outil, ce qui entraînera une productivité accrue et une résistance potentielle à son adoption.
De plus, le manque de soutien budgétaire peut entraver la maintenance et les mises à niveau continues de l’outil métier. Avec suffisamment de fonds pour la maintenance des logiciels, les entreprises peuvent se retrouver confrontées à des mises à niveau cruciales ou même à des problèmes de compatibilité avec d’autres systèmes.
Négliger l’exactitude des données
Lorsque vous configurez votre outil métier pour les pièces que vous souhaitez automatiser, vous devez vous assurer que les données que vous saisissez sont aussi précises que possible.
Les ensembles de données que vous introduisez dans votre outil métier seront responsables du fonctionnement du reste de l’outil métier. Par conséquent, si vous ou quelqu’un d’autre saisissez des données incorrectes, cela peut provoquer un goulot d’étranglement.
Cela peut conduire à des stratégies trompeuses et à de mauvais résultats commerciaux si vous vous fiez à ses rapports pour vous guider dans la prise de décisions commerciales.
Les employés travaillant avec des données précises et cohérentes peuvent entraîner de la clarté, des erreurs et des retards dans leurs processus de travail. Cet obstacle rendra la performance individuelle moins optimale mais créera également un effet domino qui augmentera la productivité organisationnelle.
De plus, négliger l’exactitude des données lors de la mise en œuvre rendra encore plus difficile pour votre entreprise l’intégration de l’outil dans son ensemble d’outils. Des formats de données plus précis ou compatibles pourraient compromettre l’intégration transparente du nouvel outil commercial avec les systèmes et bases de données existants.
Mauvaise communication
Les entreprises utilisent un outil d’entreprise car elles en ont besoin pour connecter efficacement plusieurs départements et opérations à grande échelle. Cependant, le mettre en place dans ce but signifie que des malentendus et de la confusion peuvent rendre le processus d’intégration beaucoup plus frustrant qu’il ne devrait l’être pour toutes les personnes impliquées.
Dans le cadre de la planification dont nous avons parlé plus tôt, vous devriez avoir un plan de communication pour s’assurer que chacun utilise l’outil de l’entreprise comme prévu. Certains enregistrements fréquents, en particulier au cours du premier mois d’utilisation d’un tel outil, seront très utiles.
Négliger l’utilisateur final
Parfois, les chefs d’entreprise chargés d’apporter des changements sont tellement occupés qu’ils doivent souvent penser à alerter leur équipe des changements qu’ils souhaitent. Ainsi, ils attendent de chacun qu’il s’adapte immédiatement et sache utiliser l’outil alors qu’il a un avantage significatif à le connaître.
Cette négligence des utilisateurs finaux entraînera du ressentiment au sein des équipes, et certaines pourraient être trop réticentes à adopter l’outil à cause de cela. D’où la nécessité de s’assurer que vos utilisateurs finaux sachent que vous envisagez un changement en adoptant un nouvel outil métier.
Aucune mesure de réussite définie
Définir des indicateurs de réussite lors de la mise en œuvre de nouveaux outils commerciaux est une bonne idée. De cette façon, vous savez si les efforts et les coûts dudit outil fonctionnent bien pour vous de manière mesurable.
Ces mesures vous permettront de savoir si les problèmes ne constituent pas un gros problème et si le support logiciel pourrait également les résoudre.
Conclusion
Maintenant que vous connaissez les erreurs de mise en œuvre qui se produisent lors de l’utilisation d’un nouvel outil commercial, vous devriez être mieux préparé si vous envisagez d’en intégrer un. Gardez ces erreurs à l’esprit si vous envisagez d’adopter un nouvel outil métier afin de bien préparer votre équipe et d’avoir de meilleures chances d’adopter cet outil.
