Paul Couet
Alors, comment se déroulent vos réunions virtuelles ? Créent-ils de nouvelles informations précieuses pour l’entreprise ou s’agit-il d’une série de monologues remplis de multitâches ? S’agit-il de conversations productives sur des problèmes commerciaux clés ou d’une répétition des mêmes questions tactiques dont vous parlez depuis des mois ? Vos réunions s’améliorent ou se détériorent ?
Répondez à ces cinq exemples de questions d’évaluation de réunions stratégiques pour les réunions auxquelles vous assistez régulièrement :
1. Les informations pertinentes sont envoyées avant les réunions pour éviter les présentations à sens unique pendant
les réunions. Oui Non
2. Les réunions commencent à l’heure prévue. Oui Non
3. Les gens sont pleinement attentifs et ne s’engagent pas dans plusieurs tâches (par exemple, vérifier leur téléphone).
Oui Non
4. Les gens quittent les réunions avec une idée claire de qui fait quoi et quand.
Oui Non
5. Je refuse les invitations à des réunions dont l’objet et/ou l’ordre du jour n’ont pas été communiqués.
Oui Non
Dans ce court exemple, un score de trois « Non » ou plus indique une opportunité d’améliorer considérablement l’efficacité et la productivité des réunions. Vous pouvez passer l’évaluation complète et obtenir votre score sur : https://www.strategyskills.com/meetings-quiz/
Une réunion peut être définie comme une rencontre de deux personnes ou plus caractérisée par une interaction et une implication collectives qui utilisent les conversations pour progresser vers un objectif. Notez l’utilisation des mots « interaction » et « conversations » dans la définition. Si vous assistez régulièrement à des réunions et surtout à des conférences téléphoniques où le format est principalement une présentation à sens unique, il existe de nombreuses possibilités d’améliorer votre situation.
Les recherches montrent que les réunions occupent environ 40 % du temps de travail des managers, et certaines estimations doublent presque ce chiffre dans l’environnement de travail à distance. Points de recherche clés à considérer :
· Jusqu’à la moitié du contenu de la réunion n’est pas pertinent pour les participants ou peut être transmis en dehors d’une réunion.
· 20 % des participants à la réunion ne devraient pas être présents.
· 40 % du temps de réunion est consacré à des informations qui pourraient être fournies avant la réunion.
· 50 % des réunions auxquelles participent les dirigeants sont classées comme « inefficaces » ou « très inefficaces ».
Il existe cinq étapes que vous pouvez suivre pour aider votre organisation à adopter une approche plus stratégique des réunions et des conférences téléphoniques :
1. Effectuer un audit de réunion. Avant de prescrire un médicament, le médecin diagnostique l’état du patient. Dans le même ordre d’idées, avant de prescrire de nouvelles lignes directrices pour les réunions, il est utile de dresser un état des lieux de ce qui se passe aujourd’hui. Tenez compte de facteurs tels que le type de réunions auxquelles vous assistez, ainsi que la fréquence et la durée des réunions. Identifiez ensuite les raisons pour lesquelles ces réunions existent et s’il y a des réunions qui ne sont pas nécessaires. Une fois terminé, l’audit fournit une mine d’informations pour éclairer l’état futur de vos réunions.
2. Identifiez les erreurs de réunion en cours. Les erreurs de réunion se produisent en trois phases : avant la réunion, pendant la réunion et après la réunion. Elles peuvent également être classées comme erreurs du leader ou du participant. Par exemple, une erreur courante commise par le leader lors d’une réunion est de ne pas maîtriser les conversations hors sujet. Une erreur courante commise par les participants lors d’une réunion est le multitâche, qui traduit un manque d’intérêt pour le sujet et/ou un manque de respect pour la personne qui parle à ce moment-là. Il y a environ vingt-cinq erreurs à rechercher dans les trois phases pour s’assurer que le groupe ne sabote pas ses efforts d’amélioration.
3. Éduquez les managers sur ce à quoi ressemble le bien. Commencez cette étape en rassemblant les meilleures pratiques actuellement utilisées par les gestionnaires au sein de l’organisation. Regardez donc à l’extérieur pour voir quels principes et lignes directrices sont utilisés par d’autres organisations à l’intérieur et à l’extérieur de votre secteur en ce qui concerne les réunions. Des exemples de principes de bonnes pratiques incluent des éléments tels que « identifier les décisions à prendre lors de la réunion » et « créer une table virtuelle des participants pour les conférences téléphoniques ». Utilisez ces bonnes pratiques pour compiler une liste de nouvelles normes conformes.
4. Utilisez les outils de réunion : L’une des clés du déroulement de réunions efficaces et efficientes consiste à aligner les objectifs de la réunion avec les outils et processus appropriés pour les atteindre. Par exemple, si vous dirigez une réunion de développement stratégique, vous avez le choix entre plus de 100 outils stratégiques différents pour aider votre équipe à réfléchir et à planifier stratégiquement. La clé est de sélectionner les outils les plus pertinents en fonction du contexte de votre équipe, des objectifs commerciaux, du paysage concurrentiel, etc. Soyez clair sur les objectifs de la réunion, puis choisissez le processus et les outils pour y parvenir.
5. Élaborer des listes de contrôle de réunion. Les recherches en sciences sociales sur les habitudes montrent que pour modifier efficacement les comportements des gens, il est utile de fournir des déclencheurs physiques ou environnementaux. Un moyen de stimulation très efficace consiste à utiliser des listes de contrôle pour les réunions. Ces rappels physiques garantissent que les équipes de toute l’organisation connaissent les principes, techniques et outils de base des réunions pour optimiser le temps de réunion. Cependant, les listes de contrôle n’ont de valeur que si elles sont accompagnées de la discipline correspondante pour les utiliser de manière cohérente.
Des réunions efficaces peuvent constituer des forums inspirants pour aider votre équipe à définir une orientation, à prendre des décisions et à unifier les efforts. Les réunions inefficaces peuvent constituer un point d’ancrage qui surcharge les gens avec des informations non pertinentes, des présentations didactiques et des priorités peu claires. À quel type participez-vous aujourd’hui ? Pensez-vous que demain sera différent ?
