Réduire les risques de non-conformité dans toutes les opérations • Facilement accessible sur le plan financier

La réduction du risque de non-conformité est une priorité absolue pour tout conseiller en investissement enregistré (RIA). À mesure que le paysage réglementaire devient plus strict, il est essentiel d’établir des mouvements opérationnels robustes qui non seulement répondent à ces exigences, mais fournissent également un cadre structuré pour répondre aux complexités du secteur. Dans l’article d’aujourd’hui, j’examinerai quelques stratégies opérationnelles clés qui pourraient vous aider à atténuer votre risque de non-conformité et à vous préparer aux inévitables audits auxquels vous serez confronté.

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Cette semaine sur le podcast The Financially Simple :

• (0:52) Pourquoi les conseillers financiers hésitent-ils face à la conformité ?

• (14:50) Quels types de risques de non-conformité pourriez-vous rencontrer ?

• (16:08) Les répercussions du non-respect

• (5:18) Testez vos processus et votre équipe pour détecter les faiblesses ou les lacunes

• (7h40) Créer un calendrier de conformité

• (9:44) Développer un système de billetterie

• (11:55) Créez des processus et des structures pour votre service de conformité

• (14:02) Intégrer la conformité aux opérations

Atténuer les risques de non-conformité dans toutes les opérations

Mes amis, laissez-moi vous demander ceci… Si un auditeur venait à votre bureau aujourd’hui, seriez-vous prêt ? Sinon, votre RIA est exposée à un énorme risque réglementaire. Vous voyez, lorsque nous discutons des audits de conformité, la question n’est pas de savoir si, mais quand. Sans stratégies opérationnelles adéquates pour atténuer les risques de non-conformité, vous pourriez vous retrouver face à des ennuis.

Maintenant, vous vous demandez peut-être : « Justin, qu’est-ce que les opérations ont à voir avec la conformité ? » Eh bien, le respect dicte les règles. Les opérations doivent fournir la structure nécessaire pour les satisfaire. Dans cette optique, de quelles manières pouvez-vous atténuer les risques de non-conformité dans l’ensemble des opérations de votre entreprise ? Nous allons jeter un coup d’oeil!

Créer un calendrier de conformité

En tant que conseiller financier, vous êtes probablement confronté à plusieurs échéances importantes d’inscription et de renouvellement chaque année. Si vous en manquez un, cela pourrait vous coûter des dizaines de milliers de dollars en perte de revenus et en amendes. Heureusement, l’élaboration d’un calendrier de conformité est un moyen simple de vous assurer de ne pas négliger les délais de conformité importants.

Ben Henry-Moreland, expert principal en planification financière chez Kitces.com déclare : « La nature récurrente annuelle des activités de conformité en cours de l’AIR rend extrêmement favorable la création d’un calendrier de conformité pour une RIA individuelle (en particulier parce qu’ils doivent toutes les gérer eux-mêmes), ce qui permet de systématiser et de gérer les activités, les exigences et le respect des délais de conformité. en étapes distinctes pour les compléter progressivement tout au long de l’année. Mes amis, la conformité réglementaire peut être une question très complexe. Heureusement, comme le souligne Henry-Moreland, les délais annuels facilitent la systématisation des manœuvres de conformité opérationnelle.

Comment un calendrier de conformité influence les mouvements opérationnels

Vous pensez peut-être : « D’accord, Justin… En plus d’avoir des dates importantes sur un calendrier, en quoi un calendrier de conformité peut-il être avantageux pour moi et mon entreprise ? La vérité est qu’un calendrier de conformité offre de nombreux avantages, notamment :

• Un moyen centralisé de diffuser les informations de conformité dans l’ensemble de votre RIA.
• Vous permettant de planifier à l’avance les besoins de conformité de votre entreprise.
• Transparence accrue pour suivre facilement les progrès des mesures de conformité au sein de votre organisation.
• Ayez l’esprit tranquille en sachant que vous pouvez facilement vous préparer aux audits de conformité.
• Faciliter la gestion globale. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises réparties dans tout le pays (ou même dans plusieurs pays).

Chacun de ces avantages crée des opportunités pour votre équipe opérationnelle. Ils peuvent utiliser le calendrier comme source centralisée de vérité pour développer des processus internes et des délais. pour chaque exigence réglementaire. De même, le fait de regrouper toutes les dates de conformité importantes au même endroit vous permet de créer des systèmes de tenue de registres plus efficaces. Cela peut contribuer à garantir que tous les documents sont facilement accessibles pour chaque dépôt ou renouvellement.

Exigences en matière de livres et de documents

En parlant de garantir que tous les documents sont facilement disponibles, la règle 17a-4 de la SEC vous oblige à conserver des archives de livres et de documents pendant au moins cinq ans. De plus, vous devez les conserver dans un espace facilement accessible pendant les deux premières années de stockage. Ceci s’applique à tous les documents et communications concernant les demandes de performance, les demandes de taux de rendement et les recommandations de titres.

Ne pas rester conforme aux exigences de tenue de registres de la SEC pourrait être catastrophique pour votre RIA. À quel point c’est catastrophique ? Eh bien, en 2022, la SEC a publié Amendes de 1,235 milliard de dollars dans 17 entreprises pour violations de la tenue des dossiers. De plus, chacune des sociétés contrevenantes a été confrontée à des aveux obligatoires de mauvaise conduite et à des reconnaissances de violations. Alors, que peut faire votre équipe opérationnelle pour atténuer le risque de non-conformité posé par les exigences en matière de tenue de dossiers ?

Votre équipe pourrait créer un système de tickets pour votre service de conformité. Un ticket est généré chaque fois que les matériels et communications sont soumis à la conformité. Après un processus d’examen et d’approbation approfondi, le responsable de la conformité archivera les documents avant que le ticket puisse être résolu. Essentiellement, il ne s’agit que d’une étape supplémentaire pour garantir que les procédures appropriées d’examen et d’archivage sont suivies à tous les niveaux.

Défense contre les réclamations des clients

De même, il est essentiel de conserver des copies de tous les documents d’information et modifications pour se conformer aux exigences réglementaires. Deuxième Règle SEC 204-2(a)(14)Les RIA sont tenus de conserver une copie de chaque document d’information et de toute modification ou révision de celui-ci qui a été fournie ou envoyée aux clients ou clients potentiels, ainsi qu’un enregistrement reflétant les dates auxquelles chaque information a été fournie (ou proposée d’être fournie) à tout client ou client potentiel qui devient par la suite client.

Le strict respect de cette règle signifie que vous disposerez de documents sur lesquels vous appuyer si un client dépose une plainte contre vous. Mais comment pouvez-vous atténuer les erreurs humaines pour garantir que votre RIA reste conforme ? Une fois de plus, la conformité crée les règles et les opérations fournissent la structure nécessaire à leur mise en œuvre. Voici quelques mesures que votre équipe opérationnelle peut prendre :

• Création d’un programme de rétention. Cela nécessitera une approche multidimensionnelle. Lors de la création d’un calendrier de conservation, vous devez :
  • Réaliser un inventaire de tous les enregistrements physiques et numériques.
  • Développer un système standardisé de classification des dossiers.
  • Recherchez toutes les exigences fédérales, étatiques et locales. Cela devrait également impliquer une formation continue pour garantir que vous soyez toujours à jour au fur et à mesure de l’évolution de la réglementation.
• Élaborer un système de politiques et de procédures écrites pour assurer la conformité. L’uniformité et la cohérence sont des éléments essentiels de pratiques efficaces de gestion des documents.
• Implémentez des paramètres d’indexation standardisés en tant que conventions de dénomination de fichiers à l’échelle de l’entreprise.
• Développer un système pour supprimer en toute sécurité les enregistrements obsolètes.
• Réaliser régulièrement des audits de conformité internes. Cela peut aider à atténuer les risques de non-conformité en garantissant que les enregistrements sont correctement protégés et conservés. Cependant, cela vous aide également à contrôler que les fichiers inactifs sont détruits de manière rapide et cohérente.

Emballer…

Mes amis, si vous souhaitez atténuer les risques de non-conformité dans votre RIA, vous devez impliquer votre équipe opérationnelle. La gestion des risques de conformité est un processus continu qui nécessite une collaboration entre les services de conformité et les services opérationnels. Je l’ai déjà dit plusieurs fois… La conformité fixe les règles et les opérations fournissent la structure pour les suivre. En atténuant les risques de non-conformité, vous pouvez augmenter la valeur de votre entreprise, ouvrant ainsi la voie à la sortie à huit chiffres dont vous avez toujours rêvé.

Écoute, je sais que la vie est dure et que se conformer peut être frustrant. Mais la vie est belle et rester conforme à votre RIA ne doit pas être difficile. En mettant en œuvre des stratégies opérationnelles qui favorisent des pratiques conformes, vous pouvez simplifier au moins financièrement l’atténuation des risques de non-conformité. Hé, sortons et faisons de cette journée une belle journée !

Développer des systèmes et des processus pour éliminer les risques de non-conformité peut être un processus long et compliqué. C’est du temps que vous pourriez consacrer avec vos clients ou développer votre RIA. Contactez notre équipe pour en savoir plus sur la façon dont nous pourrions vous aider à développer des systèmes et des processus qui vous permettent d’augmenter la valeur intrinsèque de votre entreprise.